Системы учета рабочего времени сотрудников

Время – один из наиболее значимых производственных ресурсов. Помните классиков: “Время-деньги”. В этой публикации мы хотим рассказать вам об инструментах учета и контроля времени сотрудников в управлении компанией.

Учет рабочего времени способствует улучшению дисциплины сотрудников фирмы, ликвидации недочетов администрации в распределении рабочей нагрузки. Системы электронного учета рабочего времени дают возможность комплексно оптимизировать бизнес-процессы — исключить простои и нецелевое использование рабочего времени, опоздания, способствовать росту эффективности сотрудников и, как следствие, росту прибыли компании.

Плюсы и минусы

Главным плюсом интеграции системы учета и контроля рабочего времени выступает расширение возможностей руководителя в получении полной информации о работе сотрудников: приход на работу и уход, опоздания, временные затраты на решение деловых задач. Руководителю легче оценить, сколько времени занимает персональный труд, например, время ответа  технической поддержки на обращение или время на составление квартального отчета у бухгалтера. Система учета рабочего времени на предприятии позволяет руководителю легче скорректировать деятельность сотрудников, подготовить отчеты. 

Внедрение системы учета рабочего времени на производстве способствует укреплению дисциплины в трудовом коллективе. Сотрудники ответственнее относятся к работе. В компаниях с почасовой оплатой труда система облегчает расчет заработка. Выставление счетов заказчикам вы можете осуществлять на основе данных о времени, потраченном на решение задачи исполнителем. В любой момент можно посмотреть записи камер видеонаблюдения, звонки, журналы тайм-трекеров.

С другой стороны, работник может претендовать на перерасчет  и доплату к зарплате при сверхурочной работе. 

Минус системы учета рабочего времени в дополнительных расходах: приобретение и внедрение оборудования  и программного обеспечения для ведения контроля сотрудников, введение дополнительной штатной единицы для мониторинга и анализа данных, а также обслуживание системы. 

Для некоторых сотрудников контроль рабочего времени выступает фактором, усиливающим стресс и снижающим мотивацию. Практика показывает, что сотруднику могут создавать способы обхода. Например, первый работник в начале дня включает несколько рабочих компьютеров, или идет передача другому карточки учета. Есть случаи, когда с помощью игрушек-маятников имитировали шевеление мышкой, в среде разработчиков программного обеспечения зафиксировано создание  скриптов, демонстрирующих активность на рабочем компьютере. В целом психологический климат в трудовом коллективе снижается.

Избежать обхода ограничений и имитации действий позволяет применение комплекса аппаратных средств, таких как скуд, видеонаблюдение, аудиозапись, мониторинг передвижения. Еще эти средства называют автоматизированной системой  учета рабочего времени или, сокращенно, АСУРВ.

АСУРВ

 В первую очередь системы учета беспристрастно и качественно ведут контроль занятости персонала и эффективность его работы. В зависимости от поставленных задач АСУРВ может помочь руководителю в осуществлении:

• проверить соответствие занятости конкретного работника принятому в компании внутреннему распорядку (приход, уход, опоздания, ранние уходы, долгое отсутствие во время обеденного перерыва или «паузы» в рабочее время);
• повысить корпоративную дисциплину среди работников;
• сбор статистики и ведение отчетности;
• оперативное и удобное планирование занятости работников, корректное составление графиков работы;
• предоставление дополнительной информации для принятия эффективных управленческих решений, затрагивающих вопросы трудового распорядка, кадровые решения, трудовой нагрузки и др.;
• финансовая экономия.

По функциональным возможностям, алгоритмам сбора данных и обработки системы учета времени сотрудников делятся на несколько типов. Важным моментом является идентификация сотрудника, и здесь существует несколько подходов: персональная карта, биометрия, компьютерное зрение, трекер.

Биометрия

Один из способов идентификации сотрудников – биометрические данные: сотрудник, с момента прихода на работу, попадает в пространство «рабочей зоны», фиксируется момент входа и выхода с помощью какого-либо биометрического идентификатора, отпечаток пальца, распознавания лица, сетчатки глаза или голосовая идентификация. Некоторые считыватели широко применяются в современных смартфонах для защиты устройства.

В системах учета рабочего времени наиболее популярны считыватели по отпечатку подушечки пальца, считывание сетчатки глаза и голосовая идентификация требуют применения более сложного оборудования.

Преимущества:

• точное определение времени нахождения сотрудника на рабочей территории;
• сложность в подмене данных персоны;
• почти полностью исключается возможность проникновения посторонних в “рабочую зону”.

Недостатки:

• анализ эффективности сотрудников (система контроля фиксирует время прихода и ухода, а не то, чем занят сотрудник в «рабочей зоне»);
• определение местонахождения сотрудника ограничено расположением терминалов системы;
• идентификация считывающим устройством требует дополнительного времени, что отвлекает от работы и создавать пробки.

«Карточная» система

Учет  рабочего времени сотрудников по карточкам осуществляется на основе присвоение каждому сотруднику внешней метки, выполненной чаще всего в виде карточки, которая обрабатывается при входе и выходе из “рабочей зоны”.

Преимущества и недостатки карточной системы идентификации  персонала такие же как и при биометрической идентификации. Исключение составляет стоимость оборудования: “карточная” система дешевле биометрической. Из недостатков, стоит отметить уязвимость в плане изготовления дубликатов, карточку можно подделать, украсть, передать другому человеку.

Программные системы организации учета рабочего времени

Отличное решение для офисных компаний, у которых каждый сотрудник имеет рабочий персональный компьютер, выступающий «учетной машиной». ПК фиксирует время и дату включения и выключения программ, сохраняет в памяти «историю» операций пользователя, такие параметры используются в учете рабочего времени офисных сотрудников.

Администратор системы получает картину из общих данных (учет времени занятости сотрудников), операционных данных (сведения о ресурсах, используемых каждым конкретным пользователем и в течение какого времени это происходило).

Пожалуй, это самая дешевая система учета рабочего времени, так как не требует дополнительного оборудования. Затраты в работе осуществляются только на интерпретацию данных. Но программные системы АСУР не лишены недостатков:

• ограниченная сфера применения, эффективная только для сотрудников с рабочими ПК;
• не имеет возможности подтверждения личности пользователя;
• данные системы учета можно подделать или изменить.

Системы с  отслеживанием позиционирования персонала в реальном времени

АСУРВ основаны на определении местоположения сотрудника в заданный момент времени. Эффективна система для контроля мобильных сотрудников, чаще всего это водители, экспедиторы, курьеры.

Контроль местонахождения сотрудника осуществляется как стационарным оборудованием, установленным на рабочем месте (например, на борту служебного автомобиля), так и переносным (представляет собой трекер, который сотрудник держит при себе).

Такая система отслеживания персонала позволяет:

• гораздо точнее проанализировать соотношение времени и пространственных перемещений персонала;
• легко интегрируется с системой видеонаблюдения;
• простота фиксации и сохранения данных для контроля работников;
• высокая точность определения местоположения;
• позволяет работать и персонально и с группами сотрудников;
• не отвлекает от выполнения обязанностей и не создает психологического дискомфорта.

Среди недостатков, можно отметить следующие:

• стоимость оборудования;
• постоянное техническое обслуживание;
• сложность замены оборудования и восстановления данных, в случае выхода устройства из строя его не всегда можно оперативно заменить, а потерянные данные – восстановить.

Организация видеонаблюдения

Казалось бы самый простой и даже, в некотором отношении, примитивный вариант контроля, но с применением компьютерного зрения, позволит проводить анализ занятости сотрудников по разным параметрам. 

Система видеонаблюдения включает в себя оборудование, фиксирующее изображение, звук, в различных служебных помещениях компании, на транспорте и компьютерные системы хранения и анализа данных. 

Обычное видеонаблюдение позволит вам только мониторить занятость с помощью камер:

• видеотрансляция или запись, чем занят отдельный сотрудник в зоне видеоконтроля;
• отследить контакты персонала;
• обеспечить относительную безопасность от воровства.
• стоит отметить, что оборудование обычного видеонаблюдения сравнительно недорого и просто в установке и обслуживании.

Интеграция видеонаблюдения с искусственным интеллектом позволит вам расширить, а при интеграции с другими системами безопасности, дополнить функциональные возможности АСУРВ:

• получение сведений о продуктивности работы персонала (например проверить данные – на экране камер видеонаблюдения человек работает за компьютером, но составляет ли он отчет или находится в соцсетях, увидеть невозможно);
• проанализировать поэтапно весь рабочий день, зафиксировать все действия работника с первой до последней минуты;
• получение персональных данных при большом скоплении людей;
• регулировка параметров идентификации сотрудников в кадре;
• экономия времени и расходов на обслуживание АСУРВ.

Из минусов стоит выделить: дополнительные меры защиты центра от физического и сетевого посягательства, слепые зоны обзора камер, высокая стоимость оборудования с системой компьютерного зрения. Но темпы развития современных технологий решат данный вопрос в ближайшие годы.

Сотрудникам, чаще всего, приходится мириться с системой учета времени с применением видеонаблюдения, что вызывает психологический дискомфорт. Плюсы получают только руководители и сотрудники службы безопасности.

Выбор АСУРВ для вашего бизнеса должен быть обусловлен конкретными задачами управленческой деятельности, характером выполняемой персоналом работы и вашими финансовыми возможностями. Elephant-Team поможет подобрать техническое решение контроля и учета рабочего времени удовлетворяющее ваш запрос.